Jeszcze kilka lat temu dokumentacja cen transferowych była opracowywana wyłącznie przez duże korporacje międzynarodowe. Jednakże w 2017 roku ustawodawca wydał nowe przepisy dotyczące cen transferowych – od tej pory obowiązek sporządzania opisu polityki cen transferowych spoczywa również na grupach kapitałowych, które w roku poprzedzającym rok podatkowy osiągnęły przychody przekraczające 20 milionów euro.

Aby zrozumieć cele stawiane polityce cen transferowych w grupie kapitałowej warto sięgnąć do definicji „polityki”: „Działalność wytyczona przez ośrodek decyzji sformalizowanej grupy społecznej (organizacji), zmierzająca do realizacji ustalonych celów za pomocą określonych środków.” Przyjmując tę definicję możemy stwierdzić, że polityka cen transferowych to „działania w zakresie transakcji z podmiotami powiązanymi wytyczone przez ośrodek decyzji w grupie kapitałowej, zmierzające do realizacji wyznaczonych celów grupy kapitałowej jako całości poprzez transfer dóbr pomiędzy tymi przedsiębiorstwami”. Tak więc celem stawianym polityce cen transferowych jest takie działanie w zakresie transferu dóbr pomiędzy przedsiębiorstwami powiązanymi, aby osiągnąć cele grupy kapitałowej. Możemy stwierdzić, że polityka cen transferowych jest jednym z narzędzi zarządczych w grupie kapitałowej i tak należy ją postrzegać – jako narzędzie służące do realizacji pewnych celów i zadań wyższego stopnia.

 Czym polityka różni się od dokumentacji cen transferowych? W dokumentacji opisuje się transakcje już dokonane, zaś w polityce cen transferowych ustala się praktyki dla przyszłych transakcji. Dzięki niej sporządzone zasady będą spójne dla całej grupy kapitałowej, a obieg dokumentów zostanie usystematyzowany.

Zgodnie z przepisami z 2017 roku opis polityki cen transferowych jest jednym z podstawowych elementów dokumentacji każdej grupy kapitałowej. W tym dokumencie należy przedstawić m.in.:

• opis podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej,
• opis kształtowania zasad cen transferowych,
• analizę kalkulacji cen transferowych,
• spis istotnych transakcji, umów i porozumień zawartych pomiędzy powiązanymi podmiotami,
• analizę strategii oraz struktury organizacyjnej grupy kapitałowej,
• analizę sposobu wynagradzania kadry kierowniczej,
• oraz opis wielu innych czynników mających wpływ na cenę transferową.

Dokumentacja cen transferowych dla grupy kapitałowej musi być sporządzona w formie pisemnej. Jednocześnie nie ma potrzeby, aby każdy podmiot przygotowywał osobną dokumentację. Polityka cen transferowych jest niezwykle ważnym dokumentem, który może przynieść wiele korzyści dla całej grupy – pod warunkiem, że został dokładnie przygotowany. Prawidłowo sformułowane ceny transferowe są doskonałym narzędziem optymalizującym funkcjonowanie podmiotów w grupie. Inne zalety dokumentacji cen transferowych to ograniczenie ryzyka podatkowego oraz poprawa