Podatnicy, których przychody lub koszty w rozumieniu ustawy o rachunkowości (a więc nie tylko z działalności podstawowej, ale również finansowej i pozostałe operacyjne) przekroczyły równowartość 2 mln EUR, są zobowiązani do sporządzenia tzw. dokumentacji podstawowej (lokalnej), do dnia 30 września 2018 r. za transakcje lub inne zdarzenia mające miejsce w 2017 roku.
Mimo iż ustawodawca nie narzuca formy sporządzania dokumentacji podstawowej (nakłada jedynie obowiązek sporządzenia kompletnej dokumentacji), to zarówno w Ustawie o CIT (art. 9a), jak i Ustawi o PIT (art. 25a) wymienia enumeratywnie, jakie elementy musi zawierać dokumentacja podatkowa lokalna, aby można było uznać ją za kompletną:
- opis transakcji lub innych zdarzeń
- opis danych finansowych podatnika
- informacje o podatniku
- dokumenty związane z transakcją lub innym zdarzeniem.
Opis transakcji lub innych zdarzeń, w tym umów zarządzania płynnością, umów o podziale kosztów, dokonywanych pomiędzy podatnikiem i podmiotami z nimi powiązanymi, powinien zawierać co najmniej:
a) wskazanie rodzaju i przedmiotu tych transakcji lub innych zdarzeń,
b) dane finansowe, w tym przepływy pieniężne dotyczące tych transakcji lub innych zdarzeń,
c) dane identyfikujące podmioty powiązane dokonujące tych transakcji lub ujmujące te zdarzenia,
d) opis przebiegu tych transakcji lub innych zdarzeń, w tym funkcji wykonywanych przez podatnika i podmioty z nimi powiązane, angażowanych przez nich aktywów bilansowych i pozabilansowych, kapitału ludzkiego oraz ponoszonych ryzyk,
e) wskazanie metody i sposobu kalkulacji dochodu (straty) podatnika wraz z uzasadnieniem ich wyboru, w tym algorytmu kalkulacji rozliczeń dotyczących tych transakcji lub innych zdarzeń oraz sposobu wyliczenia wartości rozliczeń wpływających na dochód (stratę) podatnika.
Opis danych finansowych podatnika powinien pozwolić na porównanie rozliczeń z danymi wynikającymi z zatwierdzonego sprawozdania finansowego, jeżeli obowiązek jego sporządzenia wynika z obowiązujących podatnika lub spółkę przepisów o rachunkowości.
Informacje o podatniku zawierają co najmniej opis:
a) struktury organizacyjnej i struktury zarządczej,
b) przedmiotu i zakresu prowadzonej działalności,
c) realizowanej strategii gospodarczej, w tym przeprowadzonych w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym rok podatkowy przeniesień pomiędzy podmiotami powiązanymi istotnych ekonomicznie funkcji, aktywów lub ryzyk, mających wpływ na dochód (stratę) podatnika,
d) otoczenia konkurencyjnego.
Do dokumentacji należy także dołączyć dokumenty związane z transakcją lub innym zdarzeniem, a więc:
a) umowy, porozumienia zawarte pomiędzy podmiotami powiązanymi lub inne dokumenty, dotyczące transakcji lub innych zdarzeń, umowę spółki niebędącej osobą prawną, umowę wspólnego przedsięwzięcia lub umowy o podobnym charakterze, dokumentujące zasady przyznawania praw wspólnikom (stronom umowy) do udziału w zysku oraz uczestnictwa w stratach,
b) porozumienia w sprawach podatku dochodowego zawarte z administracjami podatkowymi państw innych niż Rzeczpospolita Polska, dotyczące transakcji lub innych zdarzeń, w szczególności uprzednie porozumienia cenowe.
